Zasady powiadamiania mieszkańców Utwórz PDF Drukuj
Redaktor: Grzegorz Grabowski   
25.07.2011.
Zapraszamy do konsultacji projektu zarządzenia w sprawie ustalenia zasad powiadamiania mieszkańców miasta Zielonka o sprawach realizowanych przez Urząd Miasta i inne jednostki organizacyjne miasta Zielonka. Uwagi, wnioski, opinie, sugestie dotyczące projektu zarządzenia należy zgłaszać pocztą elektroniczną na adres twojglos@zielonka.pl oraz biuro@forumzielonka.org.pl do dnia 22 lipca 2011 r. Nadesłane sugestie będą wzięte pod uwagę przy formułowaniu treści zarządzenia.


Zasady powiadamiania mieszkańców miasta Zielonka o sprawach realizowanych przez Urząd Miasta i jednostki organizacyjne miasta Zielonka

§ 1
Ilekroć w „Zasadach” jest mowa o:
1.    Burmistrzu - należy przez to rozumieć Burmistrza Miasta Zielonka;
2.    Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Miasta Zielonka;
3.    jednostkach organizacyjnych miasta – należy przez to rozumieć wszystkie jednostki organizacyjne miasta Zielonka;
4.    sprawach interesujących społeczność lokalną – należy przez to rozumieć:
a.    sprawy, o których zgodnie z odrębnymi przepisami istnieje obowiązek podawania informacji do publicznej wiadomości,
b.    sprawy, o których informacje, pomimo braku obowiązku, powinny być łatwo dostępne dla zainteresowanych ze względu na ich znaczenie dla ogółu mieszkańców lub różnych ich grup;
5.    osobach zarządzających – należy przez to rozumieć kierowników jednostek organizacyjnych gminy oraz naczelników wydziałów w Urzędzie Miasta Zielonka.

§ 2
Odpowiedzialność

1.    Za właściwe powiadamianie mieszkańców miasta Zielonka o działaniach podejmowanych przez jednostkę organizacyjną miasta, a w przypadku naczelników wydziałów o sprawach Urzędu odpowiedzialne są osoby zarządzające.
2.    Osoby zarządzające z własnej inicjatywy podejmują działania mające na celu informowanie  mieszkańców gminy o działaniach ich organów. Osoby zarządzające każdorazowo decydują o formie i sposobie informowania  mieszkańców miasta Zielonka o podjętym działaniu.


§ 3
Sposoby informowania mieszkańców o działaniach podejmowanych przez Urząd i jednostki organizacyjne miasta Zielonka
1. Podstawowymi sposobami informowania są:
a)    strona internetowa Biuletynu Informacji Publicznej (BIP) Urzędu i strony podmiotowe BIP jednostek organizacyjnych miasta,
b)    strona internetowa Urzędu,
c)    internetowa telewizja miasta Zielonka,
d)    oficjalny profil miasta Zielonka na portalach społecznościowych,
e)    miejskie tablice ogłoszeniowe oraz tablice informacyjne w Urzędzie i jednostkach organizacyjnych miasta,
f)    otwarte spotkania Burmistrza z mieszkańcami miasta Zielonka,
g)    umówione spotkania indywidualne Burmistrza z interesantami w każdy poniedziałek w godzinach 14.00 – 17.00,
h)    korespondencja pocztowa lub internetowa,
i)    newsletter
j)    system informacji sms-owej miasta Zielonka,
k)    prasa lokalna.
2. W konkretnych sprawach do efektywnego informowania mieszkańców mogą być użyte inne sposoby.
. § 4
Standardy
Informacja przygotowana dla społeczności lokalnej lub jej wybranych grup powinna być:
1.    Terminowa.

Informacja powinna być przygotowana i przekazana zainteresowanym w terminie umożliwiających im  ewentualne skorzystanie ze swoich uprawnień, podjęcie działań lub uzyskanie dodatkowych wyjaśnień ze strony właściwego pracownika.
2.    Komunikatywna.

Jeśli istnieje obowiązek, wynikający z odrębnych przepisów, posługiwania się w informacji językiem specjalistycznym, należy dopisać do informacji w języku niespecjalistycznym, wyjaśnienie kogo i w jakim zakresie dana sprawa może dotyczyć, a w szczególności czy i jakie nakazy, zakazy czy ograniczenia dla mieszkańców mogą z niej wynikać.
3.    Właściwie skierowana.
Jeśli z przepisów odrębnych nie wynika zamknięty katalog osób lub grup, do których informacja może być skierowana, sposób podania do wiadomości publicznej powinien być każdorazowo poprzedzony analizą, które grupy społeczności lokalnej mogą być daną informacją szczególnie zainteresowane. Po zidentyfikowaniu grup potencjalnie zainteresowanych należy ustalić efektywny sposób dotarcia do nich z informacją i o takie działania uzupełnić sposób podania do publicznej wiadomości wynikający z odpowiednich przepisów. Przeprowadzona analiza i opis wynikających z niej działań powinny zostać uwidocznione poprzez dołączenie do akt sprawy odpowiedniej adnotacji.
4.    Właściwie wyeksponowana.
Bez względu na wybrany sposób przekazania mieszkańcom informacji, powinna być ona wyeksponowana tak, aby jej dostrzeżenie i przeczytanie nie było utrudnione. W szczególności należy zadbać, aby informacje nowe można było łatwo wyodrębnić spośród już istniejących. Prezentacja informacji w formie papierowej na tablicach ogłoszeń powinna zapewniać ich czytelność, a jeśli jest ona utrudniona (np. dokumenty wielostronicowe) zawierać wzmiankę gdzie dodatkowo można zapoznać się wygodnie z pełną informacją.
5.     Informacja powinna zawierać dane instytucji sporządzającej informację (nazwa, adres, adres e-mail, numer telefonu)

§5
Monitorowanie i ocena

Osoby zarządzające obowiązane są na bieżąco monitorować realizację zarządzenia w sprawie ustalenia zasad powiadamiania mieszkańców miasta Zielonka o sprawach realizowanych przez Urząd Miasta i inne jednostki organizacyjne miasta Zielonka.
1.    W ramach monitorowania szczególnie należy zwracać uwagę na:
a.    Zgodność działań z przepisami.
b.    Skuteczność dotarcia informacji do zainteresowanych grup wśród społeczności gminy.
c.    Wszelkie uwagi i sugestie mieszkańców gminy dotyczące propozycji działań, które mogą ułatwić im dostęp do interesujących ich informacji. Uwagi i opinie mieszkańców o sposobie informowania, w formie pisemnej notatki służbowej, powinny być przekazane do Sekretarza Miasta Zielonka.
2.    W ramach nadzoru nad funkcjonowaniem systemu informowania mieszkańców miasta Zielonka o działaniach podejmowanych przez Urząd i jednostki organizacyjne miasta:
a.    Sekretarz Miasta Zielonka, raz do roku, zleca właściwej merytorycznie komórce organizacyjnej Urzędu Miasta Zielonka przeprowadzenie ankiety wśród mieszkańców miasta Zielonka, badającej efektywność systemu informowania.
b.    Sekretarz Miasta Zielonka, w oparciu o roczne sprawozdania opracowane przez osoby zarządzające, raz do roku, sporządza raport z funkcjonowania systemu i przedstawia go Burmistrzowi. W raporcie zawarte są informacje o funkcjonowaniu systemu w poprzednim roku oraz wnioski, oparte m.in. o wyniki ankiety,  dotyczące doskonalenia systemu. Osoby zarządzające są obowiązane do złożenia sprawozdania Sekretarzowi Miasta Zielonka do dnia 31 stycznia.


 
© 2017 Zielonkowskie Forum Samorządowe :: Joomla! i J!+AL jest Wolnym Oprogramowaniem wydanym na licencji GNU/GPL.